Cum să configurați un eveniment de strângere de fonduri

Indiferent dacă doriți să vă implicați în activism sau dacă trebuie să strângeți bani pentru o cauză apropiată, un eveniment de strângere de fonduri este un mod distractiv și eficient de a face acest lucru. Alegeți o cauză și un tip de eveniment, apoi găsiți unde să organizați evenimentul. Programați evenimentul și organizați toate consumabilele, serviciile și personalul necesar pentru a vă asigura logistica. Faceți piață pentru strângerea de fonduri și vindeți bilete pentru a determina oamenii să vină efectiv. În ziua evenimentului, asigurați-vă că vă pregătiți pentru strângerea de fonduri cu mult timp înainte pentru a vă asigura că rulează fără probleme. În curând, veți strânge bani pentru ceva important pentru dvs. și îi veți ajuta pe ceilalți!

Pași

Parte unu din 6: Alegerea unui tip de eveniment

1. unu Definiți cauza evenimentului dvs. de strângere de fonduri. Alegeți o cauză sau o problemă care este importantă pentru dvs. dacă doriți să strângeți bani pentru o cauză caritabilă. Scrieți motivele pentru care doriți să strângeți bani dacă este o cauză personală, cum ar fistrângerea de bani pentru echipa ta sportivă.
   • De exemplu, ați putea alege să strângeți bani pentru lupta împotriva canceruluicriza umanitară din Sudan, sau bătălia împotriva incendiilor din Australia. Alegeți doar o problemă importantă la un moment dat pentru a strânge fonduri pentru a evita să vă copleșiți.
   • Dacă nu sunteți sigur pentru ce doriți să strângeți bani, dar știți că doriți să vă implicați în strângerea de fonduri, încercați să discutați cu organizațiile din comunitatea dvs. Adăposturile fără adăpost, organizațiile pentru veterani, școlile și bibliotecile au adesea nevoie de finanțare și veți avea un impact real chiar în propria comunitate.
2. 2 Stabiliți-vă obiectivul de strângere de fonduri. Determinați suma de bani pe care doriți să o net, care este suma cu care rămâneți după ce scădeți cheltuielile, calculând cât de mult aveți nevoie sau doriți să strângeți pentru cauză. Dacă veți lucra cu acest număr vă va ajuta să planificați restul evenimentului.
   • De exemplu, dacă strângeți bani pentru combaterea incendiilor în Australia, ați putea stabili un obiectiv net de 10.000 USD pentru a dona unor organizații caritabile care ajută această cauză. Aceasta înseamnă că doriți să strângeți 10.000 de dolari pentru cauză, plus suficient pentru a acoperi cheltuielile evenimentului de strângere de fonduri.
   • Dacă strângeți bani pentru ceva de genul unei echipe sportive, puteți calcula câți bani aveți nevoie pentru lucruri precum echipament nou sau cheltuieli de călătorie pentru a vă ajuta să vă stabiliți obiectivul. Dacă ai nevoie de 1.000 USD pentru tricourile noi și 4.000 USD pentru a călători la un turneu, ai stabili un obiectiv net de 5.000 USD.
   • Cel mai bine este să fii complet transparent cu donatorii și susținătorii tăi cu privire la destinația banilor pe care îi strângi.
3. 3 Alegeți un public țintă pe baza cărora credeți că îi pasă de cauza dvs. Gândiți-vă la scopul evenimentului dvs. de strângere de fonduri și decideți dacă acesta va fi orientat către un public general sau dacă va viza un public mai specific, cum ar fi prietenii și familia membrilor echipei dvs. de sport, oameni de afaceri sau părinți. Acest lucru vă va ajuta să alegeți tipul de eveniment și să determinați pe cine și câte persoane să invitați.
   • De exemplu, o mare cauză caritabilă, cum ar fi strângerea de bani pentru copiii din Sudan, poate avea un public țintă mai general, deoarece este mai degrabă o problemă mondială decât una locală.
   • Dacă strângeți bani pentru o cauză mai personală, cum ar fi facturile medicului veterinar al unui animal de companie, ar avea mai mult sens să limitați publicul la familie, prieteni și membrii apropiați ai comunității imediate pentru care cauza este mai relevantă.
4. 4 Creați un buget. Faceți o listă cu toate lucrurile pe care știți că va trebui să cheltuiți bani pentru eveniment. Includeți lucruri precum personalul, spațiul pentru evenimente, mâncare și băuturi, invitații, vorbitori sau animatori, precum și orice alte articole sau servicii care vor costa bani.
   • Dacă nu știți încă prețul exact pentru tot ce va trebui să plătiți, este OK. Puteți face o foaie de calcul cu toate cheltuielile enumerate, apoi completați-o cu costurile estimate pentru fiecare articol pe măsură ce continuați să planificați.
   • Este posibil să puteți obține servicii, articole și chiar spațiu pentru evenimente donate de companii sau organizații locale. Explicați-le că găzduiești un eveniment de strângere de fonduri pentru organizația caritabilă și că pot ajuta la o cauză demnă și pot obține expunere pentru afacerea lor, donând la evenimentul tău.
5. 5 Selectați ce tip de eveniment să desfășurați pe baza publicului și a bugetului dvs. Alegeți să dețineți ceva tradițional, cum ar fi o spălătorie auto, o licitație silențioasă sauo cinadacă nu te simți prea creativ. Încercați ceva diferit, cum ar fi o cursă, o luptă pe apă sau un turneu de dodgeball, dacă doriți să faceți ceva mai unic și mai distractiv.
   • De exemplu, dacă desfășurați o strângere de fonduri în beneficiul trupei școlii dvs., puteți crea o vânzare de coace sau un carnaval.
   • Asigurați-vă că evenimentul este o experiență în care este distractiv să participați. Ați putea avea vorbitori invitați, o trupă, activități după cină sau orice altceva cu care puteți veni, care îi va menține pe oaspeți distrați și implicați. Fii creativ!
   • Când faceți o idee pentru eveniment, puteți alege între evenimente bazate pe servicii, cum ar fi spălătorii auto, și evenimente bazate pe competiții, cum ar fi turneele sportive.

   Bacsis : Nu uitați să luați în considerare scopul strângerii de fonduri, bugetul dvs. și publicul țintă atunci când alegeți ce tip de eveniment să găzduiți. De exemplu, nu ați dori să aruncați o luptă pe apă dacă publicul dvs. țintă este senior.

6. 6 Găsiți un loc unde să organizați evenimentul. Căutați spații mari pentru evenimente interioare, cum ar fi școli, crame, restaurante sau centre de conferințe, dacă evenimentul dvs. va avea loc în interior. Căutați spații în aer liber, cum ar fi parcuri sau terenuri sportive, dacă găzduiți un eveniment în aer liber.
   • Puteți încerca să aflați unde au avut loc alte evenimente similare și să întrebați despre disponibilitatea acestor locuri.
   Publicitate

Parte 2 din 6: Programarea strângerii de fonduri

1. unu Programați o dată și o oră. Asigurați-vă că spațiul în care doriți să aruncați strângerea de fonduri este disponibil în ziua și ora dorite și rezervați-l. Lăsați suficient timp între acum și data evenimentului pentru ca invitații să răspundă, dacă este cazul.
   • Nu vă programați evenimentul în aceleași zile ca sărbătorile majore sau alte evenimente mari pentru a evita conflictele și pentru a maximiza numărul de participanți.
2. 2 Parcurgeți facilitățile locației alese pentru a planifica configurarea evenimentului. Asigurați-vă că există spațiu adecvat și aflați ce consumabile sunt disponibile pentru a utiliza, dacă există. Faceți o hartă a spațiului și desenați unde vor merge diferite lucruri în ziua evenimentului.
   • De exemplu, dacă găzduiești o strângere de fonduri într-un spațiu pentru evenimente precum un centru de conferințe, acestea au probabil lucruri precum microfoane, sisteme de sunet și alte dispozitive electronice disponibile pentru împrumut sau închiriere.
   • Dacă găzduiți o strângere de fonduri în aer liber, asigurați-vă că planificați unde vor fi lucruri precum parcurile și cabinele de concesiune.
3. 3 Notificați autoritățile competente și completați toate documentele necesare. Cercetați online sau discutați cu alte persoane care au găzduit strângeri de fonduri în zona dvs. pentru a afla ce permise sunt necesare. Completați toate documentele necesare și plătiți orice taxe pentru a vă asigura că evenimentul dvs. este legal și pentru a evita orice amenzi sau alte probleme.
   • De exemplu, dacă dețineți o tombolă, poate fi necesar să discutați cu autoritatea pentru jocuri. Dacă vindeți alimente, poate fi necesar să vă adresați departamentului de sănătate.
   Publicitate

Parte 3 din 6: Organizarea evenimentului

1. unu Achiziționați toate consumabilele necesare. Consultați lista dvs. de articole pe care le-ați realizat pentru bugetul dvs. Achiziționați cât mai multe consumabile din timp și asigurați-vă că știți de unde puteți obține orice altceva trebuie să cumpărați chiar înainte de eveniment.
   • De exemplu, pentru o licitație silențioasă, veți avea nevoie de lucruri precum mese, clipboard-uri, hârtie, pixuri și bunuri și servicii donate pentru a scoate la licitație.
   • Dacă luați masa la eveniment, veți avea nevoie de mâncare, băuturi, pahare, farfurii și tacâmuri.

   Bacsis : Puteți închiria articole mai mari pe care le veți folosi o singură dată, cum ar fi mese și scaune, de la o companie de închiriere de materiale pentru evenimente.

   
   
   
2. 2 Rezervați toate serviciile de care aveți nevoie pentru eveniment. Angajați orice personal de care aveți nevoie, cum ar fi personalul de securitate sau de așteptare. Programați servicii alimentare, divertisment și orice altceva de care aveți nevoie pentru strângerea de fonduri.
   • De exemplu, dacă doriți să aveți divertisment live la eveniment, rezervați o trupă în avans. Dacă doriți să controlați strâns intrarea, angajați un paznic care să participe la ușa din față. Dacă serviți mâncare, rezervați o echipă de catering pentru a furniza mâncarea și pentru a servi oaspeții.
3. 3 Adunați o echipă de voluntari pentru a lucra la eveniment. Discutați cu prietenii, familia, oamenii pe care îi cunoașteți care vă susțin cauza și întrebați-i dacă sunt dispuși să vă ajute la strângerea de fonduri. Adunați suficienți voluntari pentru a vă ajuta cu activități anterioare evenimentului, precum și pentru a ajuta la organizarea evenimentului în sine.
   • Numărul de voluntari de care aveți nevoie depinde de cât de mare este evenimentul. Puteți face o listă cu toate rolurile și responsabilitățile cu care doriți ajutor pentru a decide câți voluntari aveți nevoie.
4. 4 Delegați sarcinile de conducere și alte responsabilități echipei dvs. de eveniment. Odată ce ați reunit o echipă, atribuiți sarcini membrilor echipei dvs. și asigurați-vă că toată lumea înțelege sarcina sau sarcina lor particulară. Încurajați membrii echipei să pună întrebări dacă nu sunt clari cu privire la atribuirea sau responsabilitățile lor.
   • De exemplu, dacă organizați o licitație silențioasă, este posibil să aveți nevoie de 1-2 persoane care să vă ajute cu marketingul și vânzarea de bilete înainte de eveniment. Apoi, este posibil să aveți nevoie de 1 persoană pentru a primi donații și pentru a gestiona bani în ziua evenimentului, de o persoană pentru a direcționa oaspeții în parcare și de o persoană pentru a introduce oaspeții la locurile lor.
   Publicitate

Parte 4 din 6: Marketingul strângerii de fonduri

1. unu Promovează evenimentul de strângere de fonduri online. Utilizați social media, e-mail și, eventual, un site web pentru a promova evenimentul. Creați pagini pentru eveniment pe Facebook și Instagram pentru a-l face publicitate.
   • Dacă faceți doar o strângere de fonduri unică, s-ar putea să nu aibă sens să mergeți la efortul de a crea un site web pentru eveniment. Cu toate acestea, dacă vă vedeți că aruncați mai mult, merită să vă petreceți timpul și efortul pentru a crea cel puțin un site de bază pe care îl puteți folosi ca pagină de destinație cu informații despre eveniment.

   Bacsis : Cereți prietenilor, familiei și susținătorilor cauzei dvs. să promoveze evenimentul prin canalele lor de socializare. De asemenea, puteți încerca să întrebați companiile locale dacă ar fi dispuse să vă promoveze evenimentul prin intermediul rețelelor lor sociale.

2. 2 Faceți explozii prin e-mail către toate persoanele de contact. Creați mai multe e-mailuri, inclusiv un anunț inițial și 2-3 e-mailuri de urmărire care promovează evenimentul, care includ link-uri către toate canalele de socializare ale evenimentului și informații despre cum să cumpărați bilete, să donați și să participați. Trimiteți aceste e-mailuri tuturor contactelor dvs. personale.
   • De asemenea, le puteți cere prietenilor, familiei și suporterilor să redirecționeze sau să trimită fiecare e-mail pe listele lor de contact, de asemenea, pentru a răspândi cuvântul către mai multe persoane.
3. 3 Utilizați mass-media tradițională pentru a face publicitate pentru strângerea de fonduri. Scoateți spațiu publicitar într-un ziar local dacă vă permiteți acest lucru sau contactați departamentul editorial pentru a încerca să primiți știri despre eveniment. Contactați posturile de radio și TV locale pentru a vedea dacă vă vor oferi acoperire de știri despre eveniment.
   • Ați putea lua în considerare alte forme de mass-media tradiționale, cum ar fi afișe și pliante, dar rețineți că aceste metode nu sunt foarte ecologice. Folosiți-le numai dacă considerați că este absolut necesar să scoateți cuvântul.
4. 4 Pre-vinde bilete la eveniment. Utilizați un site web gratuit, cum ar fi EventBrite, pentru a vinde bilete online. Întrebați companiile locale dacă sunt dispuse să fie puncte de vânzare pentru bilete fizice și faceți publicitate unde sunt disponibile biletele pe măsură ce comercializați evenimentul.
   • Puteți oferi o reducere „timpurie” pentru a încuraja oamenii să cumpere devreme.
   • De asemenea, puteți oferi o reducere de grup pentru a încuraja oamenii să le spună prietenilor și să rezerve în grupuri mai mari.
   • Luați în considerare un eveniment VIP Early Access. De exemplu, dacă găzduiești o licitație silențioasă, poți percepe o taxă suplimentară pentru biletele VIP care le permit deținătorilor să intre la licitație mai devreme și să extindă bunurile. Sau, dacă găzduiești un concert beneficiar, ai putea avea o întâlnire înainte de concert și să te întâmpini pentru VIP-uri.
   Publicitate

Parte 5 din 6: Pregătirea finanțelor

1. unu Deschideți un cont bancar dacă este necesar în zona dumneavoastră. În multe state americane, de exemplu, trebuie să creați un cont bancar pentru organizația caritabilă dacă doriți să primiți donații de la public. Faceți câteva cercetări online pentru a afla dacă acest lucru este necesar acolo unde locuiți.
   • Puneți un nume în cont pentru a vă asigura că este clar din punct de vedere fiscal. De exemplu, dacă strângeți fonduri pentru un copil pe nume Susan Baker, care primește tratamente pentru cancer, numiți contul ca „Fondul de donații Susan Baker”.
2. 2 Obțineți o cutie de blocare și modificați dacă intenționați să primiți bani și să verificați donațiile. Stocați numerarul și cecurile pe care le primiți în caseta de blocare. Păstrați schimbarea și în cutia de blocare sau cereți persoanei responsabile de donații să păstreze schimbarea într-un pachet sau un sac de numerar.
   • Dacă veți primi donații prin cec, tipăriți sau scrieți un semn mare și clar, care să anunțe donatorii cărora li se plătesc cecurile pe care le puteți plasa undeva vizibile în timpul evenimentului.
3. 3 Achiziționați echipamentul potrivit dacă doriți să primiți plăți cu cardul de credit. Obțineți un aparat de card de credit sau un dispozitiv de plată mobil, cum ar fi Square, care funcționează cu telefoanele mobile dacă doriți să primiți plăți cu cardul.
   • Rețineți că Square are taxe atașate, iar companiile de carduri de credit iau un procent din fiecare vânzare ca plată.
   • De asemenea, puteți configura un cont PayPal pentru a vă ajuta să luați donații.
   Publicitate

Parte 6 din 6: Configurarea și desfășurarea evenimentului

1. unu Începeți configurarea cu o zi înainte sau foarte devreme în ziua evenimentului. Există întotdeauna erori de ultim moment care cauzează întârzieri, așa că asigurați-vă că începeți să vă pregătiți cu mult înainte de ora de început a evenimentului. Întrebați dacă puteți configura ziua sau noaptea dinaintea evenimentului dacă îl găzduiți într-un spațiu interior sau ajungeți la prima oră dimineața pentru a începe configurarea în ziua evenimentului pentru a vă asigura că totul merge bine.
   • Încercați să obțineți o echipă de voluntari care să vă ajute să creați întrebând prietenii, familiile și marii susținători ai cauzei dvs. dacă sunt dispuși să vină să vă ajute să vă configurați.
2. 2 Faceți o cursă practică a evenimentului cu orice personal al evenimentului după configurare. Asigurați-vă că toată lumea știe unde ar trebui să fie în timpul evenimentului și care sunt responsabilitățile lor. Acest lucru va asigura evenimentul să se desfășoare fără probleme și nu există confuzie între asistenți.
   • De exemplu, dacă există parcare la eveniment, cereți unuia dintre asistenții dvs. să practice direcționarea traficului imaginar. Dacă cineva va așeza oaspeții, puneți-i să repete cum vor face acest lucru.
3. 3 Oferiți instrucțiuni clare pentru oaspeți. Asigurați-vă că participanții știu exact unde să meargă și care este funcția fiecărui spațiu. Creați semne sau documente cu detalii despre eveniment, cum ar fi o cronologie și o hartă.
   • De exemplu, dacă desfășurați o licitație silențioasă, faceți semne mari care să indice unde pot fi luate ofertele, unde merg oamenii să plătească și orice alte informații necesare.

   Bacsis : Dacă trebuie să oferiți instrucțiuni verbale în timpul evenimentului, asigurați-vă că configurați un sistem de sunet și un microfon și testați-l înainte de sosirea oaspeților.

4. 4 Puneți pe cineva însărcinat cu primirea și gestionarea donațiilor. Înființați o masă de donații și atribuiți un voluntar pentru a gestiona masa în orice moment pentru a colecta donații și pentru a gestiona banii. Oferiți-le o cutie pentru numerar și cecuri, precum și echipamentul necesar pentru a lua orice alte forme de plată, cum ar fi un aparat de card de credit sau un sistem Square.
   • Asigurați-vă că aveți pe cineva care urmărește în permanență masa cu banii și donațiile. Dacă responsabilul principal trebuie să se ridice și să meargă la baie sau ceva de genul acesta, asigurați-vă că cineva îi înlocuiește temporar.
5. 5 Interacționați cu oaspeții în timpul evenimentului. Fii pozitiv și energic. Întrebați oaspeții dacă se distrează bine și dacă au vreun feedback. Spuneți-le cât de recunoscător sunteți pentru prezența și generozitatea lor.
   • Gândiți-vă și la modalități de a atrage oaspeții online. De exemplu, puteți crea un hashtag pentru eveniment și puteți cere oaspeților să-și împărtășească experiențele prin intermediul rețelelor sociale cu hashtagul. De asemenea, puteți crea un filtru de evenimente pe Instagram și invitați oaspeții să încarce imagini folosind filtrul în timp ce participați.
6. 6 Trimiteți mulțumiri suporterilor și oaspeților după ce evenimentul s-a încheiat. Publică mesaje generale de recunoștință susținătorilor, donatorilor, voluntarilor și invitaților pe rețelele sociale de îndată ce evenimentul s-a încheiat. Trimiteți mulțumiri personalizate prin e-mail către oricine aveți informațiile de contact timp de 1-2 zile după eveniment.
   • Asigurați-vă că includeți informații despre câți bani ați fost capabili să strângeți și reamintiți tuturor către ce bani vor merge.
   • Furnizați orice informații relevante despre modul în care oamenii pot continua să susțină cauza. De exemplu, linkuri către organizații caritabile care primesc donații în curs de desfășurare pentru ceva de genul foamei în lume.
   Publicitate

Întrebări și răspunsuri ale comunității

• Întrebare Cum îmi promovez strângerea de fonduri?Rob Wu
  Expertul în strângere de fonduri digitale și finanțare participativă Rob Wu este CEO al CauseVox, o platformă digitală de strângere de fonduri concepută pentru organizații non-profit. CauseVox lucrează pentru a-i ajuta pe cei care fac bine să strângă mai mulți bani cu mai puțin efort. Rob a strâns peste 200.000 de dolari pentru propriile sale proiecte non-profit de crowdfunding, iar munca sa a fost recunoscută de CNN, Christian Science Monitor și Wall Street Journal.Rob WuStrângere digitală de fonduri și finanțare participativă Expert Răspunsul experților Trimiteți e-mailuri persoanelor pe care le cunoașteți și potențialilor donatori care explică ceea ce încercați să realizați.
• Întrebare Poți fi prea tânăr pentru a găzdui o strângere de fonduri? Am sub 13 ani. Este posibil să aveți nevoie de ajutor pentru adulți, dar nu sunteți niciodată prea tineri pentru a face o strângere de fonduri. Fiica mea a făcut una când avea 8 ani.
• Întrebare Ce ar trebui să scriu pe pliante? Ar trebui să scrieți doar puncte cheie atrăgătoare, cum ar fi numele evenimentelor și ceea ce va fi oferit (Jocuri! Loterie! Mâncare!) Etc. Asigurați-vă că includeți numele pentru cine este evenimentul și numele cui îl rulează. Include eventual sponsori.
• Întrebare Unde pot organiza un eveniment de strângere de fonduri? Unele opțiuni sunt o sală de gimnastică locală, parc, biserică sau centru comunitar.
• Întrebare Este vânzarea de alimente o idee bună de eveniment de strângere de fonduri? Da, și multe organizații au strâns fondurile necesare prin lucruri precum vânzările de coacere.
• Întrebare Cum pot găsi pe cineva care este un bun planificator de strângere de fonduri pentru a-mi planifica unul? Internetul este de obicei un loc bun pentru a începe. Asigurați-vă că verificați și asigurați-vă că oricine îl priviți are un record stabilit ca un bun planificator. Simțiți-vă liber să efectuați o căutare rapidă pe Google pentru orice găsiți. Căutați lucruri precum mărturii și recenzii ale clienților, dacă puteți. Amintiți-vă că băieții mici, mai puțin cunoscuți, sunt uneori la fel de buni, așa că ați putea încerca să riscați.
• Întrebare Pot organiza un eveniment de strângere de fonduri afară? Evenimentele din afara sunt o idee grozavă, atâta timp cât vremea este bună și deții proprietatea. Dacă se află pe o proprietate pe care nu o dețineți, veți avea nevoie de permisiunea proprietarului terenului înainte de a putea continua.
• Întrebare Am nevoie de documente legale pentru a organiza un eveniment de strângere de fonduri? Depinde de evenimentele specifice care vor avea loc la strângerea de fonduri. De exemplu, dacă dețineți o tombolă sau vindeți bilete 50/50, ar trebui să vă adresați autorităților locale de jocuri. De asemenea, dacă serviți sau vindeți băuturi alcoolice, ar trebui să căutați o licență pentru băuturi alcoolice.
• Întrebare Cum ar trebui să fie decorațiunile pentru o tombolă? Puteți pune semne, afișe și alte forme de publicitate pe standul de la care vindeți biletele la tombolă. Folosiți multă culoare și, dacă este posibil, afișați premiile.
• Întrebare Pot angaja dansatori, muzicieni și artiști pentru proiectul meu de strângere de fonduri? Da. Trebuie să vă asigurați că artiștii interpreți sunt adecvați pentru evenimentul dvs. și asigurați-vă că aveți plata acestora și orice materiale, consumabile sau echipamente necesare. S-ar putea chiar să găsiți niște artiști dispuși să-și doneze timpul pentru cauza dvs.